Ровные ряды стеллажей и миллионы папок, подписанных аккуратным почерком. Бесконечные цифры — номера фондов и дел… В Российском государственном архиве экономики (РГАЭ) собрана информация о важнейших этапах развития экономики, науки, техники и социальной сферы России. Всего — более 6 млн единиц хранения. Среди них как ключевые решения, постановления, приказы по различным отраслям народного хозяйства, так и личные архивы выдающихся деятелей нашей страны: от ученого Константина Циолковского до министра строительства предприятий нефтяной и газовой промышленности СССР Алексея Кортунова.

В фондах РГАЭ находится и Приказ Министерства нефтедобывающей промышленности СССР от 16 февраля 1970 года № 65 об организации Главного управления по транспортированию и поставкам нефти (Главтранснефть). Правопреемцей этой организации стала «Транснефть» (в форме Ассоциации). Позже Ассоциация была преобразована в ОАО «АК ″Транснефть″», а затем в ПАО «Транснефть». Сегодня в РГАЭ на вечном хранении — почти 4 тыс. дел, которые содержат интересные факты и детали об истории развития нефтепроводной отрасли. Но прежде чем документ попадет сюда, предстоит проделать кропотливую работу. За это и отвечают архивисты.

В 2016 году по решению президента компании Николая Токарева в ПАО «Транснефть» было создано отдельное подразделение, курирующее архив­ное дело. На тот момент структура называлась службой по обеспечению работы единого архивного центра. Позже она была преобразована в отдел методологического сопровождения и ведения архивного дела. Сегодня в архивах организаций системы «Транснефть» трудятся почти 300 специалистов. За документооборот отвечает управление протокольного и документационного обеспечения.

Справка

10 марта (по старому стилю — 28 февраля) 1720 года Петром I был подписан Генеральный регламент — первый в России общегосударственный правовой акт, заложивший основы организации централизованной системы делопроизводства и архивного дела. Впервые делопроизводство в учреждениях было разделено на канцелярию, где документы хранились не более трех лет, и собственно архив, где осуществлялось их долговременное и постоянное хранение. Генеральный регламент предписывал центральным учреждениям передавать документы в архивы, устанавливал обязательный учет государственных бумаг и вводил должность актуариуса.

 — Наш основной архив находится в башне «Эволюция». Также мы заведуем архивами на улице Академика Королева, — рассказывает Галина Смирнова, главный специалист отдела методологического сопровождения и ведения архивного дела ПАО «Транснефть». — Один из приоритетов — установление единых эффективных стандартов работы с документами. Поэтому отдел также курирует все архивы системы «Транснефть». Мы проводим плановые обследования, участвуем в согласовании номенклатур дел и описей, организуем методические консультации и семинары.

 — Путь документа в компании начинается с его проекта в системе электронного документооборота, — поясняет Алина Абдулхайрова, ведущий специалист отдела методологического сопровождения и ведения архивного дела ПАО «Транснефть». — Далее он проходит стадию согласования, затем подписывается руководителем, после чего направляется на исполнение. В завершение каждый документ подлежит списанию в дело и в конце концов попадает в архив.

Сейчас в архиве компании более 100 тыс. дел. Но не все они подлежат передаче на вечное хранение в РГАЭ — только те, которые признаются исторически ценными.

 — В каждом ведомстве есть перечень документов, которые должны сдаваться на вечное хранение, — говорит научный руководитель РГАЭ Елена Тюрина. — Это приказы, документы правления, научных лабораторий и советов, различных структурных частей, которые обеспечивают производственную работу по основным направлениям деятельности компании.

Обладает ли документ исторической и практической ценностью, определяет экспертиза ценности документа (ЭЦД). Она проходит в три этапа. Первый — составление номенклатуры дел. Документы ранжируются по видам и срокам хранения. Затем ЭЦД проводится при передаче документов в ведомственный архив ПАО «Транснефть». Третий и завершающий этап — включение наиболее важных документов о деятельности компании в состав Архивного фонда Российской Федерации. Решение об этом принимается совместно Центральной экспертной комиссией ПАО «Транснефть» и Экспертно-проверочной комиссией РГАЭ — государственного архива, где и будет осуществляться дальнейшее постоянное (вечное) хранение.

К документам безусловно важным для истории экономики страны относится Учредительный договор о создании компании по транспорту нефти «Транснефть» (Ассоциация) от 16 декабря 1991 года. Он аккуратно подшит в папку и хранится в бумажном виде. Хотя в привычную рутину архивистов все больше входит цифровизация и искусственный интеллект.

Электронный документооборот позволяет ускорить работу и сэкономить время. Искусственный интеллект способен обработать огромный массив информации. В будущем он поможет в заполнении шаблонных форм, исполнении рутинных операций, приведении к единообразию стиля документов. Но распределение и маршрутизация информационных потоков будет оставаться на людях. Как и определение значимости того или иного документа для истории.