В едином поле
Мероприятие удалось воплотить в жизнь благодаря долгим месяцам подготовки со стороны главных организаторов — службы секретариата управления протокольного и документационного обеспечения ПАО «Транснефть». Это стало продолжением большой работы, которую сотрудники службы планомерно ведут в последнее время: в конце прошлого года они совместно с ООО «Транснефть — Медиа» выпустили свой первый тематический журнал с десятками авторских статей о специфике профессии, провели корпоративные курсы повышения квалификации и приняли участие в профессиональных форумах, предложили и реализовали идею буккроссинга в компании. Время брать новую высоту и укреплять профессиональные связи. Особенно если есть безусловное понимание и содействие со стороны руководства компании.
— Такие живые мероприятия подчеркивают значимость этой профессии и дают новый импульс развитию компании, — приветствовал собравшихся вице-президент ПАО «Транснефть» Борис Король.
— Задача учебно-методического сбора — создать единое информационное поле для секретарей-референтов ТЭК, — отмечает начальник службы секретариата ПАО «Транснефть» Оксана Козловская.
Гости это мнение разделяют.
— У нас всех общее стремление: сделать работу руководителей предприятий максимально эффективной, а результат во многом зависит от того, как мы умеем обмениваться информацией, — отмечает руководитель секретариата АО «КОНАР» Анастасия Дубкова.
В режиме многозадачности
Общение неформальное, но атмосфера деловая: нормоконтроль документов в приемной руководителя, защита конфиденциальной информации, организация совещаний, обеспечение синхронности в парной работе.
Но и такая рутинная тема, как организация документооборота, при грамотной подаче держит в тонусе. Талант и компетенции секретарей — гордость сообщества и драйв мероприятия. Сокращение документооборота — еще один способ ускорить процесс.
— Обратив внимание на количество организационно-распределительных документов предприятия, проанализировали этот массив, — рассказывает начальник отдела делопроизводства и контроля АО «Транснефть — Приволга» Наталья Новикова, инициировавшая оптимизацию документооборота, что сократило его на 28%.
В укрощении амигдалы
Гореть, но не выгорать: опытом делятся референты с высшим психологическим образованием. Помощник директора департамента нефтегазового комплекса Минэнерго России Наталья Панкратова знает все о нейронауке, в частности о маленьком миндалевидном теле в мозгу — амигдале, структуре мозга, которая отвечает за реакцию на стресс.
Начальник отдела делопроизводства и контроля АО «Транснефть — Дружба» Наталья Сигаева и профессиональный психолог, и юрист, и увлеченный филолог. «Бейдж» или «бедж» — зал слушал, затаив дыхание. Секретарь руководителя отдела документооборота и контроля АО «Транснефть — Север» Ольга Лазарева призывает иметь в приемной не только классический «спасательный чемоданчик» с тем, что всегда должно быть под рукой, но и памятку для гостей, которая помогает им получить представление о городе пребывания.
В центре внимания
Безопасность информации, безупречный стиль, самообладание — на секретаре постоянная забота о руководителях. Но и они сами нуждаются во внимании.
Секретарь секретариата АО «Транснефть — Верхняя Волга» Ирина Палавина пришла в систему два года назад в приемную сразу к двум руководителям. Сегодня она активный участник разработки программы наставничества для секретарей. Грамотная адаптация — ключевой фактор мотивации ценного сотрудника.
— Секретарь сегодня — это «кардинал», личный бренд-менеджер руководителя. Минута, потраченная на объяснение элементарных вещей, — время, отнятое от решения стратегических задач компании. Комплексная система наставничества помогает почувствовать себя в команде и превратить страхи в мотивацию. Это большой плюс для дальнейшего роста, — подчеркивает Ирина. — Главное, чтобы сотрудник не только пришел в компанию, но и остался на долгие годы.
— Это мероприятие — полное погружение в профессиональную среду, доказывает человекоориентированность компании и очень мотивирует, — говорит референт секретариата отдела делопроизводства и контроля ООО «Транснефть — Балтика» Мария Епанова. — Секретари благодаря своему спектру навыков и высокой квалификации — это кадровый ресурс для замещения на самых разных направлениях — административных, кадровых, социальных служб. Это коммуникация с первыми лицами, систематизация большого объема информации и прикладных знаний.
В играх разума
В финале насыщенного дня участников ждала игра «Деловой код», где можно было проверить эрудицию, оценить компетенции и дать волю эмоциям.
— Недавно я прошла обучение деловому этикету, а новые знания надо обязательно закреплять, — делится автор идеи викторины в стиле «Своей игры» секретарь секретариата вице-президента ПАО «Транснефть» Светлана Котелевская. Она написала речь виртуальной ведущей. А ее коллега Екатерина Лещук составила техническое задание для видеороликов, которую воплотили в ООО «Транснефть — Технологии». Но ИИ лишь помощник и не подменяет профессиональное суждение и корпоративные стандарты. И конечно, никогда не заменит радости живого творческого союза.
В масштабах страны
В память о знаковой встрече все участники получили сертификаты, а докладчиков отметили благодарственными письмами ПАО «Транснефть».
— Как человек, стоявший у истоков создания службы секретариата ПАО «Транснефть», наблюдаю, как из подразделения выросло профессиональное сообщество, сначала объединившее секретарей и референтов руководителей ОСТ, а теперь оно приобретает всероссийский масштаб, — подводит итог встрече заместитель начальника управления протокольного и документационного обеспечения ПАО «Транснефть» Максим Зоренко.
— И познавательно, и эффективно для нашего общения в будущем, — такое мероприятие должно набирать высоту, — уверена старший административный помощник АО «КТК-P» Мария Васина. — Мы активно сотрудничаем с Казахстаном, можно привлечь Белоруссию. Следующий уровень — однозначно международный!
